Microsoft Teams एक चैट या कॉन्फ़्रेंसिंग एप्लिकेशन से कहीं अधिक है। हालांकि इसे अक्सर स्काइप या स्लैक की तरह उपयोग किया जाता है, टीमों में कार्यक्षमता होती है जो इसे टीमों के बीच सहयोग के लिए एक मजबूत समाधान बनाती है, जबकि आप दुनिया भर के सहयोगियों से जुड़े रहते हैं। यह आज एक विशेष रूप से उपयोगी उपकरण है क्योंकि पूरे कार्यबल घर से काम कर रहे हैं, कई पहली बार दूर से काम कर रहे हैं।
चाहे आप इसे वर्षों से उपयोग कर रहे हों या प्लेटफ़ॉर्म से अपरिचित हों, Microsoft टीम चुनौतीपूर्ण हो सकती है। छानने के लिए बहुत सारे उपकरण और मेनू हैं, और माइक्रोसॉफ्ट के अपने एक्सेल की तरह, ज्यादातर लोगों ने केवल सतह को छुआ है। इसके साथ ही, यहां हमारी कुछ पसंदीदा Microsoft टीम सुविधाएं दी गई हैं ताकि आप मंच में महारत हासिल कर सकें।
फाइलों पर सहयोग करें
Microsoft टीम कुछ बेहतरीन सहयोग उपकरण प्रदान करती है, शीर्ष पट्टी पर फ़ाइलें टैब हमारे पसंदीदा में से एक है। एक बार क्लिक करने के बाद, आप अतिरिक्त एप्लिकेशन खोले बिना अपनी टीम और सभी के साथ रीयल-टाइम में फ़ाइलों को संपादित कर सकते हैं। यह Word, Excel, Powerpoint, और अन्य Microsoft Office अनुप्रयोगों के साथ काम करता है, जिससे आपको अपनी टीम या अन्य टीमों के सदस्यों के साथ बातचीत करते हुए किसी फ़ाइल को अपलोड करने, सहयोग करने और सहेजने की स्वतंत्रता मिलती है।
ये सभी फ़ाइलें स्वचालित रूप से सहेजी जाती हैं ताकि आप अपनी प्रगति न खोएं, और प्रत्येक मीटिंग में किसी के लिए भी उपलब्ध है।
कार्यों के साथ अपने दिन की योजना बनाएं
कार्य हाल ही में टू डू और प्लानर कार्यों के प्रतिस्थापन के रूप में लॉन्च किए गए। यह दोनों की उपयोगिता को एक ही एप्लिकेशन में जोड़ती है जो डेस्कटॉप, वेब या आपके मोबाइल डिवाइस पर उपलब्ध है।
कार्य एक टू-डू सूची से अधिक है। यह किसी भी संदेश से कार्यों को बनाने के लिए एक बॉट, टास्क बॉट का उपयोग करता है, जिससे आप अपनी अगली मीटिंग से व्यक्तिगत कार्यों के साथ-साथ एक्शन आइटम और ग्रुप टू-डू सूचियों को आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं।
आप टीम्स ऐप टैब के माध्यम से टास्क एक्सेस कर सकते हैं। एक नया कार्य बनाने के लिए, बस दाईं ओर तीन बिंदुओं पर क्लिक करें। अधिक क्रियाएँ क्लिक करें, और अंत में कार्य बनाएँ। इनमें से प्रत्येक कार्य सूची को व्यक्तिगत और साझा योजनाओं में विभाजित किया गया है, जिससे आप व्यक्तिगत कार्यों को कार्रवाई योग्य वस्तुओं से अलग कर सकते हैं जिन्हें आप सहकर्मियों के साथ साझा कर सकते हैं।
एक साथ मोड के साथ बैठक की थकान से लड़ें
महामारी की शुरुआत के बाद, जब कई टीमों ने पूर्णकालिक दूरस्थ कार्यस्थलों पर स्विच किया, तो हम थकान से मिलने की खबरों से भर गए। यह, हम में से अधिकांश के लिए एक नई अवधारणा, सहकर्मियों के साथ सीधे संपर्क के बिना कार्यस्थल में तेजी से बदलाव और ऑनलाइन बैठकों और रणनीति सत्रों के तात्कालिक वरदान से पैदा हुई थी। कार्यकर्ता, जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, केवल वीडियो चैट पर अपने साथियों और सहकर्मियों के साथ बैठक में थकान के लक्षण दिखाना शुरू कर दिया।
Microsoft ने इससे लड़ने के प्रयास में टुगेदर मोड का निर्माण किया। टुगेदर मोड, इसके मूल में, थोड़ा बनावटी लगता है। वास्तव में, हालांकि, अन्य मीटिंग अटेंडीज़ के साथ एक कमरे में अपने अवतार को प्रोजेक्ट करने की क्षमता इन मीटिंग्स को थोड़ा और व्यक्तिगत महसूस कराने का प्रबंधन करती है। थकान से लड़ने के अलावा, माइक्रोसॉफ्ट का दावा है कि यह सुविधा उपस्थित लोगों को बातचीत का पालन करने, सामाजिक संकेतों की पहचान करने और अधिक प्राकृतिक, संवादात्मक तरीके से हस्तक्षेप करने में मदद करती है।
एक साथ मोड का उपयोग करने के लिए, अपनी प्रोफ़ाइल पर क्लिक करें और फिर "सेटिंग" टैब चुनें। "मीटिंग का नया अनुभव चालू करें" चेक करें और फिर कम से कम पांच लोगों के साथ कॉल शुरू करें। कॉल शुरू होने के बाद, ट्री डॉट्स पर फिर से क्लिक करें और "टुगेदर मोड" चुनें।
एक मजेदार पृष्ठभूमि अपलोड करें
टीमें ऑनलाइन मीटिंग और विचार-मंथन सत्रों के लिए आपकी पृष्ठभूमि को अनुकूलित करना आसान बनाती हैं। चाहे आप अपने पीछे उस बिना बने बिस्तर को छिपाने की कोशिश कर रहे हों, या अपनी अगली मीटिंग में बस थोड़ा सा व्यक्तित्व दिखा रहे हों, वर्चुअल बैकग्राउंड अपलोड करने से आप सांसारिक चीजों को छोड़कर कुछ और रचनात्मक कर सकते हैं।
यह एक कंपनी का लोगो हो सकता है, या शायद इस तरह का एक लाइव वीडियो भी हो सकता है, जहां एक आदमी खुद को चाय देने के लिए कमरे में चलता है।
एक कस्टम पृष्ठभूमि जोड़ने के लिए बस तीन-बिंदु मेनू पर क्लिक करें और "पृष्ठभूमि प्रभाव दिखाएं" पर क्लिक करें। वहां से, बस "नया जोड़ें" चुनें और अपनी खुद की छवि या वीडियो अपलोड करें। एक बार हो जाने के बाद, अपनी कस्टम पृष्ठभूमि का चयन करने के लिए "लागू करें" पर क्लिक करें।
पोली के साथ अपने सहयोगियों को मतदान करें
Teams में कई प्लगइन्स हैं जो बेहद उपयोगी हैं। इनमें से एक को पोली कहा जाता है, और यह आपकी अगली मीटिंग में स्पीकर को बाधित किए बिना अपने सहकर्मियों को मतदान करने का एक त्वरित और आसान तरीका है। आप भविष्य के लिए चुनाव शेड्यूल कर सकते हैं और उन्हें गुमनाम रूप से भी भेज सकते हैं।
पोल भेजने के लिए, नई संदेश चैट विंडो के अंतर्गत तीन बिंदुओं पर क्लिक करें। पोली पर क्लिक करें और अपना पोल सेट करें।
स्लैश कमांड के साथ अपने मीटिंग अनुभव को सरल बनाएं
स्लैश कमांड का उपयोग करना आसान है: चैट विंडो में बस एक फ़ॉरवर्ड-स्लैश ("/") टाइप करें और आपको कई उपयोगी शॉर्टकट मिलेंगे। ये सरल कार्यों के लिए कुछ स्तर के स्वचालन की पेशकश करके आपके जीवन को आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। आप कई तरह के काम करने के लिए स्लैश कमांड का उपयोग कर सकते हैं, जैसे अपनी स्थिति बदलना, अपने सभी अपठित संदेश देखना, या यहां तक कि नई बातचीत शुरू करना।
इसे आज़माने के लिए, बस संदेश बॉक्स में एक फ़ॉरवर्ड स्लैश टाइप करें और उस आदेश के लिए संकेत का पालन करें जिसे आप निष्पादित करना चाहते हैं।
अपने संदेशों को बुकमार्क करें
संदेशों को बुकमार्क करना उपयोगी जानकारी को सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत करने का एक शानदार तरीका है ताकि आप बाद में उन तक पहुंच सकें।
इन संदेशों को सहेजना न केवल आपके लिए बाद में देखने के लिए एक प्रतिलिपि बनाता है, यह वार्तालाप में आपके स्थान को जोड़ता है, जिससे संदेशों को अलग-अलग सहेजे बिना संपूर्ण थ्रेड तक पहुंचने का यह एक मूल्यवान तरीका बन जाता है। उदाहरण के लिए, पहले संदेश को एक थ्रेड में सहेजना, आपको वहां पढ़ना शुरू करने और शेष संदेशों को नीचे स्क्रॉल करने की अनुमति देता है जब तक कि आप उस बिंदु तक नहीं पहुंच जाते जिसे आप रोकने के लिए तैयार हैं।
इसका उपयोग करने के लिए, संदेश के बगल में स्थित तीन बिंदुओं वाले मेनू पर क्लिक करें और "इस संदेश को सहेजें" चुनें। आप टीम ऐप के शीर्ष दाईं ओर अपनी प्रोफ़ाइल तस्वीर पर क्लिक करके और "सहेजे गए" को चुनकर इन संदेशों को याद कर सकते हैं, लेकिन स्लैश कमांड "/ सेव्ड" (उद्धरण के बिना) के साथ एक तेज़ तरीका है।